Des missions en bloc, pas ligne par ligne
Tout un programme, sur plusieurs jours, plusieurs lieux et plusieurs villes, créé en une fois, puis repris le mois suivant.
Planning du personnel
Le logiciel de planning du personnel événementiel qui remplace le tableur et le groupe WhatsApp.
Un planning d'extras tient sur un tableur jusqu'au jour où trois salons tombent le même week-end. Staffli crée toutes les missions d'un programme en une fois, les propose d'abord à vos intervenants les plus fiables, recueille les candidatures dans l'app, signale les doubles réservations et vous montre ce qui reste à pourvoir. Vos chargés de planning passent leur temps avec les clients, pas sur les relances.
Ce qui change avec Staffli
Vos meilleurs intervenants en premier
La fiabilité donne la priorité : vos meilleurs intervenants voient la mission en premier, les autres seulement s'il reste des places. Vous ne passez plus votre jeudi soir à écrire un par un.
Les candidatures arrivent dans l'app
Vos intervenants postulent en un geste depuis l'app de votre agence, et vous gardez la décision finale.
Un planning relié au pointage et à la facture
Chaque mission porte le pointage, les heures et le rapport, et les heures que vous validez alimentent la facture client sans ressaisie.
Un modèle Excel gratuit suffit-il ?
Pour une petite équipe fixe qui travaille aux mêmes horaires chaque semaine, un modèle de planning gratuit sur Excel fait l'affaire. Le tableur cesse de suffire quand les intervenants changent d'une mission à l'autre, quand plusieurs chargés de planning modifient le même fichier, quand il faut prouver à un client qui était présent, et quand la facture doit coller aux heures réellement faites.
C'est là qu'un logiciel de planning pensé pour l'événementiel change la donne : il gère un grand vivier d'intervenants à la demande, des missions ponctuelles dans des lieux différents, une diffusion par priorité et des briefs propres à chaque client. Un logiciel de planning classique suppose une équipe stable sur des horaires récurrents ; ce n'est pas le métier d'une agence.
Staffli face au tableur et aux groupes de messages
La plupart des agences commencent avec un tableur partagé et un groupe WhatsApp. Voici les mêmes tâches, faites des deux façons.
| La tâche | Tableur et groupes de messages | Staffli |
|---|---|---|
| Proposer une mission | Un message dans le groupe : les premiers qui répondent l'obtiennent, fiables ou non. | La mission part d'abord à vos intervenants les plus fiables. |
| Savoir qui est confirmé | Relire le fil de discussion et recopier les noms dans le tableur. | La liste des confirmés est sur la mission, toujours à jour. |
| Éviter les doubles réservations | Vérifier à la main qu'un extra n'est pas déjà placé ailleurs ce jour-là. | Les conflits d'horaires sont signalés avant la confirmation. |
| Rappeler l'équipe la veille | Un message à chacun, sans savoir qui l'a vraiment reçu. | Rappels par push ou SMS, avec le statut de remise de chaque message. |
| Préparer la facture | Recompter les heures à partir du tableur et des messages. | Les heures validées construisent la facture du client. |
| Refaire le même salon l'an prochain | Retrouver le bon onglet et tout recopier. | Reprendre le programme et changer les dates. |
Proposer une mission
- Tableur et groupes de messages
- Un message dans le groupe : les premiers qui répondent l'obtiennent, fiables ou non.
- Staffli
- La mission part d'abord à vos intervenants les plus fiables.
Savoir qui est confirmé
- Tableur et groupes de messages
- Relire le fil de discussion et recopier les noms dans le tableur.
- Staffli
- La liste des confirmés est sur la mission, toujours à jour.
Éviter les doubles réservations
- Tableur et groupes de messages
- Vérifier à la main qu'un extra n'est pas déjà placé ailleurs ce jour-là.
- Staffli
- Les conflits d'horaires sont signalés avant la confirmation.
Rappeler l'équipe la veille
- Tableur et groupes de messages
- Un message à chacun, sans savoir qui l'a vraiment reçu.
- Staffli
- Rappels par push ou SMS, avec le statut de remise de chaque message.
Préparer la facture
- Tableur et groupes de messages
- Recompter les heures à partir du tableur et des messages.
- Staffli
- Les heures validées construisent la facture du client.
Refaire le même salon l'an prochain
- Tableur et groupes de messages
- Retrouver le bon onglet et tout recopier.
- Staffli
- Reprendre le programme et changer les dates.
Inclus pour chaque agence
Un prix par intervenant actif. Aucun module à acheter, aucun siège facturé pour vos managers.
- Mise en place complète faite pour vousVotre domaine acheté pour vous, marchés, postes, tarifs, modèles de rapport, identité visuelle, import des intervenants
- Back-officeMissions, programmes, tiers et vagues, validation des heures, tableau de bord financier
- App intervenants à vos couleursVotre nom, votre icône et vos couleurs, sur l'App Store et Google Play. Pointage géolocalisé avec selfie
- Portail clientDemandes de missions que vous validez, rapports, likes sur le casting, factures, un seul fil. Inclus
- Facturation client & paieConsolidated and split invoices, sales tax by state, synced with QuickBooks. Payroll exports for ADP, Gusto and Paychex
- Nelson, votre coordinateur de staffing IACrée les événements, staffe, lance les vagues, liste les factures, programme les rappels
- Canal SMSA2P registration filed for you. Every message logged with its delivery status
- Documents & signature électroniqueOnboarding documents signed in the app, certifications with expiry alerts, reminders. No DocuSign needed
- Hypercare & support30 jours avec chaque ajustement inclus, puis une personne dédiée qui connaît votre agence
FAQ
Vos questions sur le planning du personnel événementiel.
Quelle différence entre un logiciel de planning classique et un logiciel de planning événementiel ?
Un logiciel de planning classique organise une équipe stable sur des horaires récurrents. Un logiciel de planning du personnel événementiel gère un vivier d'intervenants à la demande, des missions uniques dans des lieux qui changent, une diffusion qui privilégie vos meilleurs profils, les documents de chaque intervenant et les consignes de chaque client. Staffli est construit pour ce second modèle.
Peut-on faire le planning des extras sur Excel ?
Oui, tant que l'équipe est petite et stable. Dès que plusieurs personnes modifient le fichier, que les extras changent chaque semaine et que le client demande une facture fidèle aux heures, le tableur et le groupe de messages coûtent plus de temps qu'ils n'en font gagner. Staffli garde une trace de chaque diffusion, candidature, confirmation et rappel.
Comment les intervenants obtiennent-ils leurs missions ?
Ils postulent depuis l'app de votre agence aux missions qui leur sont proposées, et vous confirmez, ou placez directement la personne de votre choix.
Le planning est-il relié au pointage et à la facturation ?
Oui. Une mission planifiée porte le pointage, les heures et le rapport. Les heures que vous validez alimentent la facture du client sans ressaisie, et sortent aussi en export pour votre gestionnaire de paie.
Peut-on planifier dans plusieurs villes ou plusieurs pays ?
Oui. Les missions s'affichent à l'heure locale de leur lieu et les doubles réservations sont détectées même entre fuseaux horaires. Staffli fonctionne dans tous les pays, dans toutes les devises et en plusieurs langues.
Combien coûte Staffli ?
Staffli est facturé par intervenant actif et par mois : vous ne payez que pour les personnes qui ont travaillé au moins une mission au cours des deux derniers mois. Les comptes administrateurs sont illimités, sans frais par manager. Le tarif est en euros ou dans votre devise locale, et le prix exact figure sur la page Tarifs.
Pour aller plus loin
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Indiquez votre marché (événementiel, salons, hôtellerie), la taille de votre équipe et votre volume mensuel de missions. Nous revenons vers vous avec une démo de Staffli et de Nelson construite pour votre activité.
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