Cuántos camareros por invitado: ratios de camareros, barman y ayudantes de sala

La tabla recoge lo que dicen las referencias publicadas, lado a lado. No coinciden, y es lógico: el departamento de banquetes de un hotel que planifica su servicio mínimo y un catering que vende una boda de lujo no describen el mismo producto. Usa el rango para elegir un nivel y escribe ese nivel en el presupuesto, para que el cliente sepa qué compra.

La tabla Straubel es el mejor punto de partida porque une el ratio con lo que vive el invitado. Léela como cuatro productos distintos:

Los ratios de barra son más homogéneos que los de sala, porque el ritmo de un barman depende sobre todo de lo que sirve. Una cerveza o una copa de vino llevan segundos; un cóctel agitado lleva mucho más. Por eso los recintos que publican sus normas de barra casi siempre las separan por tipo de barra.

• Barra libre o solo cerveza y vino es la palanca más grande. Pasar un evento de 300 invitados de barra completa a 1:50 (6 barman) a cerveza y vino a 1:75 (4 barman) elimina dos puestos y, normalmente, un ayudante de barra.
• Los cócteles de autor cuentan como barra completa, aunque sean solo dos. Prepáralos en lote antes de abrir puertas si quieres la rapidez de una barra de cerveza y vino.
• Una barra de pago es más lenta por copa pero más intensa por invitado al principio. El 1 por cada 100 de Marquette para barras de pago supone que beben menos invitados.
• Reparte las barras. Marquette recomienda separar las barras para mantener las colas manejables. Dos barras de tres barman funcionan mejor que una de seis: el cuello de botella es la cola, no el barman.
• La cristalería real necesita ayudante de barra. On The Fly Tapsters recomienda ayudantes con cristalería real, cócteles de autor y mucho volumen. Alguien tiene que llevar los cestos a la zona de fregado.
• Los picos son los primeros 30 minutos del cóctel y los minutos después de acabar la cena. Dimensiona para los picos, no para la media.

Las normas sobre venta y servicio de alcohol dependen del país, del recinto y a veces del tipo de evento: consúltalas con el recinto y la autoridad local antes de definir la barra. Nuestra guía sobre la normativa de degustaciones de bebidas alcohólicas lo desarrolla desde el lado de la promoción.

El jefe de sala es el puesto que las agencias presupuestan a la baja con más frecuencia. Dirige una sección, da las salidas de cada plato con cocina y atiende al invitado que necesita otro menú. Uno por evento es el suelo. En una cena servida grande, una forma habitual de fijarlo es un jefe de sala por cada ocho a diez camareros, más el responsable del evento: es una decisión de planificación, no un ratio publicado, así que escríbela en la propuesta.

El ratio te dice cuántas personas. El horario de llegada te dice cuántas horas, y eso es lo que construye la factura. La hoja de catering de la University of Houston pide el servicio de bebidas listo 30 minutos antes de empezar el evento y la comida lista 15 minutos antes. Calcula hacia atrás desde esas dos horas.

Un evento corto sigue costando un mínimo. Algunos caterings y recintos publican el suyo: en Estados Unidos, Bowdoin College Catering cobra al personal de servicio y a los barman con un mínimo de tres horas, por ejemplo. La agencia fija su turno mínimo por persona en el contrato con el cliente. Para organizar equipos así en un evento grande, consulta nuestra guía de planificación del personal de grandes eventos.

Lo que debes al trabajador cuando un turno se acorta, la duración mínima de un contrato eventual, los recargos por horas extra y nocturnas: todo eso depende de la legislación laboral de cada país y del convenio colectivo aplicable a tu actividad (por ejemplo, el de hostelería). Por eso no cuantificamos ninguna norma aquí; que tu asesor laboral la valide antes de escribirla en tus condiciones. Un jefe de sala que entra a las 14:00 para una boda que acaba a las 23:00 supera con creces una jornada estándar: inclúyelo en el presupuesto.

El evento: 300 invitados en 30 mesas redondas de 10, un cóctel con aperitivos de bandeja de 17:30 a 18:30, una cena de tres platos con vino servido en mesa de 18:30 a 20:30 y después baile con barra libre hasta las 22:30. Los costes siguientes son importes brutos de ejemplo, sin cotizaciones a cargo de la empresa.

Eso es 1 persona del equipo por cada 7,9 invitados y 50,17 € de personal por invitado a la tarifa facturada. Durante el cóctel, 9 de los 20 camareros pasan bandejas (1 por cada 35) mientras los otros 11 terminan la sala con los ayudantes. Una versión más ajustada libera a la mitad de los camareros cuando se recoge el postre a las 21:30, lo que ahorra 15 horas (750 € facturados); este ejemplo mantiene a todos porque el recinto exige dejar la sala totalmente recogida a las 23:30.