Nombre de serveurs par invité : combien de serveurs, de barmen et de commis prévoir

Le tableau ci-dessous rassemble ce que disent les références publiées, côte à côte. Elles ne s'accordent pas, et c'est normal : un service banquets d'hôtel qui planifie son minimum et un traiteur qui vend un mariage haut de gamme ne décrivent pas le même produit. Servez-vous de la fourchette pour choisir un niveau, puis écrivez ce niveau dans le devis pour que le client sache ce qu'il achète.

Le tableau Straubel est le meilleur point de départ, parce qu'il relie le ratio à ce que vit l'invité. Lisez-le comme quatre produits différents :

Les ratios de bar sont plus homogènes que ceux de salle, parce que le débit d'un barman dépend surtout de ce qu'il sert. Une bière ou un verre de vin prend quelques secondes ; un cocktail shaké demande bien plus. C'est pourquoi les lieux qui publient leurs règles de bar les distinguent presque toujours par type de bar.

• Bar ouvert ou bière et vin : c'est le plus gros levier. Passer un événement de 300 convives d'un bar complet à 1:50 (6 barmen) à un bar bière et vin à 1:75 (4 barmen) supprime deux postes, et généralement un commis de bar.
• Les cocktails signature comptent comme un bar complet, même s'il n'y en a que deux. Préparez-les en batch avant l'ouverture des portes si vous voulez la vitesse d'un bar bière et vin.
• Un bar payant est plus lent par verre mais plus chargé par invité au début. Le 1 pour 100 de Marquette pour les bars payants suppose que moins de convives boivent.
• Répartissez les bars. Marquette conseille d'espacer les bars pour garder des files raisonnables. Deux bars de trois barmen valent mieux qu'un bar de six : le goulot d'étranglement, c'est la file, pas le barman.
• La vraie verrerie demande un commis de bar. On The Fly Tapsters recommande un commis de bar avec de la verrerie, des cocktails signature et un fort volume. Quelqu'un doit porter les casiers jusqu'à la plonge.
• Les pics : les 30 premières minutes du cocktail et les minutes qui suivent la fin du dîner. Dimensionnez pour les pics, pas pour la moyenne.

Les règles sur la vente et le service d'alcool dépendent du pays, du lieu et parfois du type d'événement : renseignez-vous auprès du lieu et de la mairie avant de fixer l'organisation du bar. Notre guide sur la réglementation de l'animation dégustation d'alcool détaille ce point côté animation.

Le chef de rang ou le maître d'hôtel est le poste que les agences sous-chiffrent le plus souvent. Il dirige une section, donne les départs de chaque plat avec la cuisine et gère l'invité qui a besoin d'un autre menu. Un par événement est le plancher. Sur un grand dîner assis, une façon courante de le fixer est un chef de rang par huit à dix serveurs, plus le responsable de l'événement : c'est un choix de planification, pas un ratio publié, alors écrivez-le dans la proposition.

Le ratio donne le nombre de personnes. Le planning de prise de poste donne le nombre d'heures, et c'est lui qui fait la facture. La fiche traiteur de l'University of Houston demande un service boissons prêt 30 minutes avant le début de l'événement et la nourriture prête 15 minutes avant. Remontez le planning à partir de ces deux échéances.

Un événement court coûte quand même un minimum. Des traiteurs et des lieux publient le leur : aux États-Unis, Bowdoin College Catering facture le personnel de service et les barmen sur un minimum de trois heures, par exemple. Une agence fixe sa vacation minimale par personne dans le contrat avec le client. Pour organiser ces équipes sur un gros événement, voyez notre guide du planning du personnel d'un grand événement.

Ce que vous devez au salarié ou à l'extra quand une mission est écourtée, la durée minimale d'un contrat d'extra, les majorations pour heures supplémentaires et de nuit : tout cela relève du droit du travail du pays et de la convention collective applicable à votre activité (par exemple celle des hôtels, cafés, restaurants pour les extras de salle). Nous ne chiffrons donc aucune règle ici ; faites-la valider par votre expert-comptable ou votre conseil avant de l'écrire dans vos conditions. Un chef de rang appelé à 14 h pour un mariage qui se termine à 23 h dépasse largement une journée standard : prévoyez-le dans le devis.

L'événement : 300 convives sur 30 tables rondes de 10, un cocktail avec bouchées passées de 17 h 30 à 18 h 30, un dîner assis en trois plats avec vin versé à table de 18 h 30 à 20 h 30, puis soirée dansante avec bar complet jusqu'à 22 h 30. Les coûts ci-dessous sont des rémunérations brutes d'exemple, hors charges patronales.

Cela fait 1 membre d'équipe pour 7,9 convives, et 50,17 € de personnel par convive au tarif facturé. Pendant le cocktail, 9 des 20 serveurs passent les plateaux (1 pour 35) pendant que les 11 autres terminent la salle avec les commis. Une version plus légère libère la moitié des serveurs une fois le dessert débarrassé à 21 h 30, ce qui économise 15 heures (750 € facturés) ; cet exemple garde tout le monde parce que le lieu exige une remise en état complète pour 23 h 30.