Cuánto cobrar por hora al personal de eventos: pago, cargas sociales, margen y condiciones que protegen tu beneficio

El pago por hora es lo que cobra la persona, en bruto. La tarifa es lo que paga el cliente por hora, sin impuestos. Entre una y otra hay que cubrir el coste de emplear a la persona, el coste de mantener la agencia y tu beneficio. Las agencias que copian la tarifa de la competencia, o que aplican un multiplicador que oyeron en una feria, descubren al cerrar el año cuál de las tres cosas olvidaron.

El pago por hora es primero una decisión de captación y después una decisión de precio. Fíjalo en lo que hace falta para cubrir el turno con alguien que de verdad vaya a presentarse, y construye el precio encima. Una tarifa que gana el presupuesto pero no permite cubrir el sábado por la mañana no es un precio, es una ausencia futura. Nuestra guía sobre ausencias de última hora cuenta lo que cuestan.

Los salarios mínimos y las tablas de convenio se actualizan con regularidad, a veces a mitad de año. Pon un aviso cada comienzo de año para revisar tus pagos y volver a presupuestar los contratos que se alargan más allá de la actualización.

Las cargas son lo que cuesta emplear a la persona además de su salario bruto. No existe un porcentaje único: cambia según el país, el tipo de contrato, el convenio colectivo y la actividad de la empresa. Pide a tu gestoría el porcentaje real de cada tipo de contrato que uses.

Como referencia, en España la Seguridad Social publica para 2026 los tipos del Régimen General a cargo de la empresa (consultados en seg-social.es el 4 de noviembre de 2026): 23,60 % por contingencias comunes, 5,50 % por desempleo en contratos indefinidos y 6,70 % en contratos de duración determinada, 0,20 % para el FOGASA y 0,60 % para formación profesional. A eso se suman el Mecanismo de Equidad Intergeneracional (0,75 % a cargo de la empresa en 2026) y la cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, que depende de la actividad. La base sobre la que se aplican y las bonificaciones o reducciones aplicables dependen de cada caso, y la propia página advertía que estaba en proceso de actualización.

Líneas que las agencias olvidan

• Vacaciones y liquidación. Las vacaciones devengadas y lo que se paga al terminar el contrato forman parte del coste de la hora. Calcula el porcentaje con tu gestoría y súmalo al coste.
• Pagas y prestaciones obligatorias de tu país. Las pagas extraordinarias y otras prestaciones legales o de convenio también se devengan por hora trabajada. En México, por ejemplo, el aguinaldo y las vacaciones.
• Formación y briefing. Una hora de formación de producto por promotora es una hora que se paga, así que necesita una línea en el presupuesto.
• Horas extra y recargos. Nocturnas, domingos y festivos pueden llevar recargo por ley o convenio. Tienen que figurar en el contrato con el cliente, más abajo.
• Desplazamientos entre dos lugares de trabajo el mismo día, según el convenio aplicable.
• Gastos accesorios: gestión de nóminas, uniformes que facilitas, reconocimientos médicos, seguros.

Esta guía calcula el caso de una persona contratada por la agencia. Si trabajas con autónomos o con colaboradores independientes no hay cargas de empresa, pero sí un riesgo de que su relación se considere laboral que debe valorar tu asesor jurídico.

Los costes de estructura son todo lo que mantiene la agencia en marcha y no cambia por una persona más en un turno más: coordinadores, captación e incorporación, software, teléfonos, seguros, gestoría, oficina y el sueldo del dueño. La forma más limpia de calcularlos es por hora facturada.

La media anual esconde un segundo efecto: buena parte del trabajo de coordinación se hace por turno, no por hora. Reservar, confirmar, informar, validar horas y facturar llevan casi el mismo tiempo en un turno de 4 horas que en uno de 8.

Ese es el argumento económico del mínimo de horas: por debajo de 4 horas, la coordinación sola se come una parte creciente de la tarifa, antes incluso del desplazamiento, del riesgo de ausencia y de las ganas de la persona de cruzar la ciudad por un turno corto.

"Trabajamos a 2,5" no significa nada hasta que dices sobre qué se aplica ese 2,5. Clientes, competidores y artículos mezclan el multiplicador sobre el pago, el margen sobre el precio de venta y el margen después de cargas. La tabla muestra la distancia entre ellos con el mismo pago de 20 €/h.

Dos umbrales importan. Las cargas solas marcan el suelo: con un multiplicador de 1,35 (27 / 20) no ganas nada antes de la estructura. Añade los 12 € del ejemplo y el multiplicador de equilibrio es 1,95 (39 / 20). Cualquier conversación de precio con un cliente empieza por ese número, no por la tarifa de lista.

Por qué los multiplicadores de eventos son más altos que en una colocación larga

Cuando una persona se coloca durante semanas o meses, la captación y la coordinación se reparten entre cientos de horas. Los eventos son turnos de 4 a 10 horas, reservados, confirmados, informados y facturados de uno en uno, con picos de fin de semana, cancelaciones y suplencias. El coste de gestión por hora facturada es mayor, así que el margen bruto también tiene que serlo. No copies el multiplicador de otra actividad: calcula el tuyo.

Un multiplicador único para todos los puestos es sencillo y casi siempre incorrecto. Los puestos difieren en pago, en convenio, en lo difícil que es cubrirlos y en la coordinación que piden. Calcula cada puesto con su pago y sus cargas.

Algunos clientes quieren una sola cifra por evento, o un precio por degustación a lo largo de una temporada. Puedes dárselo sin renunciar al precio por hora: construye el precio cerrado a partir de las horas y escribe las horas en el presupuesto.

El precio cerrado solo es seguro si sus supuestos viajan con él. "1200 € por el evento" se convierte en una pérdida el día que el cliente se queda con el equipo 90 minutos más. "1200 € por 3 promotoras de 11:00 a 19:00, hora extra a 50 € por persona" no. En los programas en tienda, calcula la degustación con su duración real, montaje y recogida incluidos, y factura el informe y la recogida del producto si llevan tiempo pagado. Nuestra guía de degustaciones en punto de venta detalla la duración y los informes.

La mitad del precio es la tarifa por hora. La otra mitad son las condiciones que deciden qué horas se facturan. Escribe cada línea de abajo en el contrato y en el presupuesto, para que ninguna factura sorprenda a nadie.

Mínimo de horas facturadas por persona

Un mínimo de 4 horas por persona y turno es una condición habitual. Cubre el coste de coordinación de los turnos cortos y que nadie se desplaza a gusto por una o dos horas. Fíjalo al menos en la duración mínima que te imponga el convenio o el contrato que apliques a tus trabajadores.

Cancelaciones

Elige un plazo de preaviso que coincida con lo que tardas en recolocar a las personas, y una penalización que cubra lo que pierdes dentro de ese plazo. Estructura habitual: sin cargo con 72 horas de preaviso o más, el mínimo de horas por persona prevista dentro de las 72 horas, y las reducciones de personal el mismo día se facturan como turnos trabajados. Escribe aparte qué pasa cuando cancela el clima o el recinto.

Horas extra

• Quién paga el recargo. Cuando el cliente alarga la jornada, paga las horas extra a la tarifa que fija el contrato. Cuando el exceso viene de tu propio cuadrante, porque reservaste a la misma persona para varios eventos de la semana, lo absorbe la agencia. Escríbelo.
• Cómo facturarlas. Incluye en el presupuesto una tarifa de hora extra (por ejemplo, la tarifa normal por el factor de recargo de la ley o del convenio) y la regla para domingos, noches y festivos.
• Compruébalo antes de reservar. Mira las horas ya planificadas en la semana antes de proponer otro turno a la misma persona.

Festivos, urgencias y suplementos

• Festivos. Enumera las fechas y la tarifa. El recargo suele venir del convenio o del contrato, no de una regla común a todos los casos.
• Poca antelación. Una petición con menos de 48 o 72 horas cuesta más de cubrir. Una tarifa de urgencia o un importe fijo por persona es razonable si está en el contrato antes de la petición.
• Desplazamientos. Factura el kilometraje con el baremo que apliques e indica si el tiempo de viaje se factura.
• Formación y briefings. Factura la formación de producto pagada como horas, a la tarifa normal o a una tarifa de formación.
• Aparcamiento, uniformes, material. Se repercuten al coste con justificante, o con un importe fijo por persona.
• IVA. Los precios de esta guía son sin impuestos y el IVA se suma al precio. El tipo general en España es del 21 % (Ley 37/1992, art. 90) y en México del 16 % (Ley del IVA, art. 1). En el resto de los países, consulta el tipo de tu administración tributaria. Confirma el tipo y el régimen que se aplican a tu servicio con tu gestoría.

Una marca de bebidas pide 3 promotoras en un supermercado, sábado y domingo, de 11:00 a 19:00, con una hora de formación de producto el viernes. Cifras del ejemplo: 20 € de pago, 50 € de tarifa, 35 % de cargas supuesto y 12 € de estructura por hora facturada.

Tres cosas que cambian las cifras

• Horas extra creadas por tu propio cuadrante. Una promotora ya acumula muchas horas esta semana en otro evento de la agencia y las últimas 4 horas del sábado entran como horas extra. Con un recargo supuesto del 25 % (cámbialo por el de tu convenio o tu país): 4 h x 20 € x 25 % = 20 € más de salario, 27 € con un 35 % de cargas. Según el contrato de arriba, lo absorbe la agencia. Mejor: comprobar las horas antes de reservar y enviar a otra persona.
• Una cancelación el domingo con 30 horas de antelación. Dentro del plazo de 72 horas, el cliente debe el mínimo: 3 personas x 4 horas x 50 € = 600 €. Decide si parte va a las promotoras que dejaron libre su domingo: genera fidelidad para el siguiente evento.
• Un descuento del 10 %. A 45 €/h, la facturación de las 51 horas pasa de 2550 € a 2295 € y el margen de 561 € a 306 €, un 45,5 % menos. Un recorte pequeño del precio es un recorte grande del margen.

¿Necesitas una plantilla antes de presupuestar? Nuestra guía de camareros por invitado da referencias para catering, y la de planificación de grandes eventos para equipos más grandes.

Cuando un cliente pide una tarifa más baja, cámbiala por algo que reduzca tu coste, en lugar de regalar margen.

Sube los precios con un calendario, no bajo presión. Incluye una revisión anual de tarifas en cada contrato, en una fecha fija, cuando se actualizan el salario mínimo y las tablas de convenio, y explica la subida con la línea de coste que se movió.

Pagas a tu equipo cada mes o al terminar el evento. Tus clientes pagan a 30 días, a menudo más tarde. Esa diferencia es tesorería que tienes que financiar, y crece con cada cliente nuevo.

• Dar un porcentaje sin decir si es multiplicador, margen sobre el precio o margen sobre el coste.
• Olvidar líneas de cargas: vacaciones, liquidación al terminar el contrato, pagas y recargos de convenio.
• Calcular la estructura como un 10 % del salario sin comprobarlo en tus cuentas.
• Sin mínimo de horas por turno, o con un mínimo inferior al de tu convenio.
• Un solo multiplicador para todos los puestos, cuando el pago, la dificultad de cubrirlos y la coordinación difieren.
• Horas extra fuera del contrato, de modo que el recargo sale de tu margen por defecto.
• Condiciones de cancelación que nadie aplica. Una penalización que se perdona siempre no es una condición.
• Bajar la tarifa en vez de intercambiarla por turnos más largos, reservas anticipadas o pago más rápido.
• Olvidar el IVA en un presupuesto para un cliente que no puede recuperarlo.
• Pago a 60 días para un cliente al que no puedes permitirte financiar.