Cómo reclutar promotores y azafatas y armar tu bolsa antes de la temporada alta

La mayoría de las agencias de azafatas y promotores viven con dos picos. La Navidad trae degustaciones y demostraciones en supermercados, acciones en tienda y pop-ups, desde mediados de noviembre hasta finales de diciembre, con las rebajas de enero como prolongación; en México se suma el Buen Fin, en noviembre. El verano y la temporada de ferias traen festivales, equipos de calle, reparto de muestras al aire libre y patrocinios deportivos, de finales de mayo a principios de septiembre. Muchas agencias tienen además un repunte a la vuelta de vacaciones, en septiembre, y otro con las ferias y congresos de primavera.

El error habitual es reclutar cuando llama el cliente. Para entonces, las personas que quieres ya están ocupadas. Las cadenas, las ferias y los festivales buscan los mismos perfiles con disponibilidad parcial, y tu oferta aparece en medio de sus propias campañas de contratación.

Las preguntas de plantilla reciben respuestas vagas como «cuantas más, mejor». Una bolsa demasiado grande desperdicia formación y pierde a gente que nunca recibe un turno. Una demasiado pequeña significa sábados por la mañana escribiendo mensajes a desconocidas. Dimensiónala por ciudad con cuatro datos de tus propios registros.

1. Turnos por semana en temporada alta en la ciudad, a partir de los programas firmados y de las mismas semanas del año pasado.
2. Turnos que hace una persona por semana en temporada alta. Cuéntalos en las semanas pico de la temporada pasada, ciudad por ciudad. Los estudiantes y quienes tienen otro empleo suelen hacer menos turnos que los profesionales del sector.
3. Tasa de disponibilidad: de todas las personas que figuraban en tu plantilla la temporada pasada en esa ciudad, la parte que hizo al menos un turno en una semana pico media. No todas están libres todos los fines de semana.
4. Margen de bajas: la parte de las personas incorporadas antes del pico que se fue antes de que terminara.

Después: bolsa = turnos pico por semana / turnos por persona / tasa de disponibilidad / (1 - tasa de bajas), redondeando hacia arriba en cada paso, como en la tabla de abajo. Si aún no tienes histórico, haz el cálculo con hipótesis prudentes y sustitúyelas por tus datos reales después de la primera temporada.

Dimensiona por separado las sub-bolsas de especialistas

Una bolsa de 35 no son 35 personas intercambiables. Cuenta cada requisito por separado: las semanas pico fallan por la habilidad escasa, no por el número de personas.

• Degustaciones de bebidas alcohólicas: personas mayores de edad que conozcan las reglas de venta y degustación de alcohol. Consulta la guía sobre la normativa de las degustaciones de alcohol.
• Degustaciones de alimentos: personas con la formación en higiene alimentaria que exijan la empresa y la cadena.
• Conductores: personas con coche y carné vigente para los programas que mueven material entre tiendas.
• Idiomas: azafatas y promotores que hablen inglés u otras lenguas para ferias y zonas donde el cliente lo pida.
• Responsables de equipo: una persona con experiencia por cada cinco a ocho en las acciones grandes, para dirigir al equipo en el lugar (por ejemplo una por cada ocho; acuerda la proporción con el cliente).

«Promotor» o «azafata» abarca trabajos muy distintos. Una degustación en un supermercado necesita a alguien paciente, capaz de pasar cuatro horas junto a una mesa y hablar con cada cliente que pasa. Un equipo de calle en un festival necesita energía y resistencia en turnos largos al aire libre. Escribe el perfil por tipo de acción y recluta en función de él.

La experiencia importa menos de lo que se cree en las degustaciones y más en las ferias. La fiabilidad y la capacidad de hablar con un desconocido en los diez primeros segundos son las dos cualidades que anticipan una buena promotora. Para el trabajo en stand, mira el desglose de funciones en la guía de azafatas de stand en una feria.

Trabaja los canales por orden de coste y rapidez. Los dos primeros dan las mejores personas con menos esfuerzo, y la mayoría de las agencias los aprovechan poco.

Reactiva primero al equipo de la temporada pasada

Una promotora que trabajó bien contigo ya conoce tu forma de fichar, tu formato de informe y tu calendario de pagos. Envía un mensaje corto 10 a 12 semanas antes del pico, llama a las que no respondan y pide a cada una su disponibilidad semana a semana, no un «sí» vago.

Paga la recomendación después de los turnos, no después del alta

Paga la prima cuando la persona nueva haya completado un número definido de turnos (tres es una opción habitual) sin ninguna falta. Así premias a quien te manda gente fiable y no una lista de nombres. Anota quién recomendó a quién: los buenos perfiles suelen recomendar buenos perfiles, y lo contrario también merece tu atención.

Las profesionales con experiencia leen una oferta buscando tres cosas: cuánto paga por hora, cuándo cobran y si la agencia está organizada. Las quejas que más se repiten sobre las agencias son los pagos con retraso, la formación sin pagar y llegar a una tienda que no sabía nada de la acción. Respóndelas en la oferta.

Fija la tarifa según el mercado local, no según la oferta del año pasado. Mira las ofertas comparables publicadas en tu ciudad y añade lo que no muestran: la duración de los turnos, el trabajo en fin de semana y la rapidez con la que pagas.

Mantén el formulario corto: nombre, teléfono, ciudad, cuadrícula de disponibilidad, tipos de acción que le interesan, un trabajo anterior del que se sienta orgullosa. Lo demás viene después. Los formularios largos filtran a la gente ocupada, y la gente ocupada suele ser la más fiable.

La rapidez decide a quién consigues. Las buenas candidatas se postulan a varias agencias la misma semana y trabajan para la primera que las llama. Apunta a llamar en 48 horas tras cada candidatura y a tener un turno de prueba programado en menos de dos semanas.

Preguntas de entrevista que anticipan la fiabilidad

1. «Cuéntame un sábado normal tuyo. ¿Qué moverías para aceptar un turno de 10:00 a 14:00?»
2. «¿Cómo llegarías a una tienda que está a 25 minutos de tu casa, y cuál es tu plan B si falla?»
3. «Cuéntame una vez que ibas a llegar tarde al trabajo. ¿Qué hiciste?»
4. «Un cliente pasa por delante de tu mesa sin mirar. ¿Qué le dices?»
5. «Un cliente te hace una pregunta sobre el producto que no sabes responder. ¿Qué haces?»
6. «El responsable de la tienda te dice que hoy no hay sitio para tu mesa. ¿Qué pasa después?»
7. «¿Qué fines de semana hasta finales de diciembre no estás disponible?»
8. «¿Con qué otras agencias trabajas y cómo gestionas dos ofertas para el mismo día?»

Qué puedes pedir a una candidata y cómo tratar sus datos

Algunos clientes, cadenas o recintos exigen comprobaciones a quienes trabajan en ellos. Antes de añadir una pregunta o un documento a tu proceso de selección, aplica estos principios.

• Datos personales de las candidatas. El RGPD y la LOPDGDD se aplican a los datos de quien se postula: recoge lo mínimo necesario, informa de para qué los usas y durante cuánto tiempo, y no conserves sin límite los datos de quien no fue seleccionada. En México, aplican las normas de datos personales de tu país.
• Trabajo con menores. Si el programa implica un contacto habitual con menores de edad (por ejemplo, acciones en ferias infantiles), el artículo 57 de la Ley Orgánica 8/2021 exige no haber sido condenado por delitos contra la libertad e indemnidad sexuales ni por trata de seres humanos y acreditarlo con una certificación negativa del Registro Central de Delincuentes Sexuales. Solo para ese tipo de trabajo; no se pide por sistema al resto de candidatas.

Todo lo que se pueda hacer antes del pico debe hacerse antes del pico: documentación, certificados, formación, uniforme. La primera semana fuerte nadie tiene tiempo de perseguir una firma que falta, y una promotora sin la formación en higiene que pide la cadena no puede hacer la degustación en la que la habías puesto.

El tiempo de formación es tiempo pagado

Una formación que impones para poder cubrir el programa, sobre la marca, los productos o el desarrollo de un turno, se paga. Págala a la tarifa por hora de la persona e indica en el presupuesto al cliente que las horas de formación se facturan. Comprueba las reglas que se aplican a tu tipo de contrato y a tu convenio con tu asesoría laboral.

Si la cadena o el cliente piden un certificado desde el primer día, lo cual es habitual, programa la formación como tiempo pagado antes del primer turno de alimentos de la persona, en lugar de descubrirlo la víspera.

La bolsa que armas en septiembre no es la que tienes en noviembre, salvo que la mantengas ocupada. Quien se apunta y no oye nada durante seis semanas acepta otro empleo o los turnos de otra agencia. Tres hábitos la retienen.

• Un primer turno pagado, pronto. Pon a las incorporaciones en programas pequeños en octubre, junto a una persona con experiencia. Aprenden tu forma de trabajar antes de que suba la presión.
• El cuadrante del pico, con tiempo. Publica los turnos pico en cuanto el programa esté confirmado y confirma por escrito las semanas pico de cada persona dos o tres semanas antes.
• Un pago el día prometido. El pago con retraso es la queja que vacía una bolsa más rápido, y las promotoras hablan entre ellas.

Las cancelaciones cuestan dinero: acláralo en el contrato con el cliente

Cuando un cliente cancela una degustación a última hora, o la tienda manda a la promotora a casa, ella había reservado su turno y tú tienes que responder. Escribe tus condiciones de cancelación con los clientes antes de empezar la temporada, para que el cliente cargue con el coste de sus cancelaciones tardías. Las reglas sobre la retribución de un turno cancelado dependen del contrato y del convenio: consúltalas con tu asesoría laboral.

Para cuando llegue el pico necesitas saber quién se presenta. La mayoría de las agencias ya tienen los datos, repartidos entre mensajes, fichajes y correos de clientes. Reúnelos en una ficha por persona y consúltala antes de asignar los fines de semana pico.

Úsala para dar los fines de semana pico y las mejores tiendas a quienes se los han ganado, y a las personas nuevas los turnos donde pueden demostrar lo que valen. Para la rutina de confirmación y los suplentes que reducen las ausencias el mismo día, mira la guía de ausencias de personal en eventos.

Una agencia lleva programas de degustación y demostración navideños en Madrid, Barcelona y Valencia. Los programas firmados o en renovación suman 135 turnos de cuatro horas por semana entre las tres ciudades, durante un pico de siete semanas, de mediados de noviembre a finales de diciembre. Con la tabla de tamaño de la bolsa de arriba, necesita 79 personas en la bolsa.

Frente a la temporada: 135 turnos x 4 horas = 540 horas por semana. En siete semanas son 3780 horas, es decir, 189 000 € facturados a 50 €/h y 75 600 € pagados a 20 €/h. Los 7100 € de gasto previo son menos del 4 % de la facturación. Una degustación de cuatro horas sin cubrir pierde 200 € de facturación y, a menudo, la confianza del cliente para el siguiente programa. Una bolsa algo más grande de la cuenta es el error más barato.

Para calcular el precio de tus propios programas con cargas, costes de estructura y margen, mira la guía del precio del personal de eventos por hora. Para repartir los turnos durante el pico, parte de la guía del cuadrante de personal de un festival.

• Reclutar en octubre para noviembre. Las buenas ya están ocupadas, y las cadenas contratan al resto.
• Una lista nacional en lugar de bolsas por ciudad. Cincuenta personas en Madrid no ayudan un sábado en Valencia.
• Formación sin pagar. Es lo primero de lo que se avisan entre sí las promotoras, y es un riesgo jurídico.
• Dar de alta y no asignar turnos. Las incorporaciones que esperan más de unas semanas a su primera acción dejan de contestar.
• Tratar a todas como intercambiables. El pico falla por la persona formada en alcohol o por la promotora bilingüe, no por el número de personas.
• Sin condiciones de cancelación con el cliente. Tu agencia paga el turno o pierde la confianza del equipo cuando el cliente cancela tarde.
• Fines de semana pico al primero que responde. Las más rápidas en contestar no siempre son las más fiables. Usa la ficha de fiabilidad.
• Sin notas de salida. Si no anotas por qué alguien se fue o no volvió a ser llamado, el año que viene reactivarás a las personas equivocadas.

El reclutamiento de la próxima temporada empieza la semana en que termina esta. La bolsa más barata es la que se conserva.

¿Preparas un verano de festivales en lugar de la Navidad? El cálculo de la bolsa es el mismo; el plan de turnos es distinto. Mira la guía del cuadrante de personal de un festival y, para el trabajo en tienda, la guía de degustaciones en punto de venta.